Paramétrer / Administrer une société

Créer un collaborateur

Un collaborateur peut être créé de deux manières :

·       Un administrateur peut ajouter un collaborateur à partir de la fonction Mes collaborateurs du menu Paramètres

·       Un collaborateur peut s'inscrire directement sur le portail

 

A partir du menu Paramètres:

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquer sur Mes Collaborateurs.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un Collaborateur.

3. Saisissez les informations relatives au collaborateur.

4. Cochez l'option Actif. Si cette option n'est pas activée, le collaborateur ne pourra pas se connecter au portail.

5. Dans la zone Profil par défaut, sélectionnez le profil de droits à attribuer à l’utilisateur. Les profils sont créés dans la page Paramètres / Mes droits utilisateurs.

6. Dans la section Sociétés du collaborateur, cochez les sociétés et établissements auxquels le collaborateur peut accéder. Un collaborateur ayant un profil de droits Administrateur client à obligatoirement accès à toutes les sociétés.

7. Cliquez sur le bouton Valider.

A la suite de la création de son profil, l'utilisateur reçoit un mail l'invitant à se connecter.

 

Le nouvel utilisateur s'inscrit lui même, directement sur le portail :

1. Ouvrez le portail Sage eFacture.

2. Cliquez sur le bouton Créer mon compte, puis remplissez le formulaire d'inscription.

3. Lorsque le formulaire est validé, vous recevez un mail. Cliquez sur le lien contenu dans le mail pour activer votre compte et référencer votre société.

4. Après l'inscription :

–     si la société est déjà référencée sur le portail Sage eFacture, l'utilisateur est créé, et aucun droit ne lui est attribué. L'administrateur de la société est averti en visionnant son tableau de bord, et attribut un profil de droit au nouveau collaborateur.

–     si la société n'est pas encore référencée sur le portail Sage eFacture, l'utilisateur est créé avec tous les droits d'administration. La société est automatiquement référencée sur le portail.

Modifier un collaborateur

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquer sur Mes Collaborateurs.

2. Cliquez sur le bouton de la ligne du collaborateur de votre choix. La fiche utilisateur s'affiche.

3. Saisissez les modifications.

4. Cliquez sur le bouton Valider.

Désactiver l'accès au portail d'un collaborateur

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquer sur Mes Collaborateurs.

2. Cliquez sur le bouton de la ligne du collaborateur de votre choix. La fiche utilisateur s'affiche.

3. Décochez l'option Actif.

4. Cliquez sur le bouton Valider.

Le collaborateur est toujours référencé, mais celui-ci ne peut plus se connecter au portail. Pour autoriser de nouveau l'accès au portail de l'utilisateur, recochez la case Actif.

Les profils de droits sont des ensembles comprenant des autorisations et des restrictions d'accès aux fonctions du portail. A chaque utilisateur est affecté un profil, qui définit les actions qu’il peut effectuer.

Le contenu du portail varie selon le profil du collaborateur connecté.

Quatre profils sont livrés par défaut. Il n'est pas possible de modifier ces profils.

 

Pour créer un nouveau profil :

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquez sur Mes droits utilisateurs. La liste des profils de droits existant s’affiche.

2. Cliquez sur Ajouter un profil. Une nouvelle fiche profil s'affiche.

3. Sélectionnez les droits que vous accordez au profil.

4. Si vous souhaitez vous baser sur le paramétrage d’un profil existant, cocher la case Se baser sur les droits d’un profil, puis sélectionnez dans la liste déroulante le profil souhaité. Le paramétrage du profil sélectionné est automatiquement chargé. Vous pouvez ensuite le modifier.

5. Lorsque vous avez paramétré la fiche profil, cliquez sur Valider.

Certains droits sont liés entre eux. Par exemple, il n'est pas possible d'activer le droit Gérer les utilisateurs sans activer le droit Consulter les utilisateurs.

Pour modifier un profil :

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquer sur Mes droits utilisateurs. La liste des profils existant s’affiche.

2. Dans la colonne Modifier, cliquez sur le bouton de la ligne du profil de votre choix. Il n'est pas possible de modifier un des profils livrés par défaut.

3. Saisissez les modifications, puis cliquer sur le bouton Valider.

 

Pour affecter un profil à un collaborateur :

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquer sur Mes collaborateurs. La liste des collaborateurs s’affiche.

2. Cliquez sur le bouton de la ligne du collaborateur de votre choix.

3. Utilisez la liste déroulante Profil par défaut pour sélectionner le profil, puis cliquez sur le bouton Valider en bas de la fiche.

 

Pour supprimer un profil :

1. Cliquez sur le menu Paramètres, puis cliquer sur Mes droits utilisateurs. La liste des profils existant s’affiche.

2. Dans la colonne Supprimer du tableau, cliquez sur le bouton .

Il n'est pas possible de supprimer les profils livrés par défaut. Un profil de droit personnalisé n'est supprimable qu'à condition qu'il ne soit pas associé à un collaborateur.

La gestion des notifications permet de paramétrer des fonctions d’alertes automatiques.

Pour chaque type de notification proposée, vous pouvez :

·       Choisir de notifier l’événement

·       Définir la fréquence de notification

·       Indiquer les utilisateurs à notifier

 

Pour paramétrer les notifications :

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquer sur Mes notifications. La fenêtre Paramétrage des notifications s'affiche.

2. Cliquer sur le bouton de la ligne de votre choix. Utilisez les listes déroulantes qui apparaissent pour paramétrer la notification. Cliquez sur le bouton  pour valider le paramétrage.

3. Après validation, si la notification est activée (colonne Notifier l'événement), un lien est actif dans la colonne Utilisateur à notifier. Cliquer sur ce lien pour définir les utilisateurs à notifier.

Dans votre messagerie, veuillez autoriser la réception des emails émis par le portail Sage eFacture, ou pensez à vérifier régulièrement le dossier Courrier indésirable / Spam.

Pour accepter ou refuser la dématérialisation :

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquez sur Mes sociétés.

2. Cliquez sur la société / établissement de votre choix.

3. Dans la section Informations générales, cliquez sur le bouton Modifier.

4. Dans la section Echanges électroniques, cochez l'option Refus pour refuser la dématérialisation, ou décochez-la pour l'accepter.

Lorsque vous inscrivez une société sur le portail à partir de votre logiciel de gestion, la dématérialisation de documents commerciaux est activée par défaut pour la société.

Si la société possède des établissements, leurs statuts dans le portail est En attente de validation. Vous devez accepter ou refuser la dématérialisation pour chacun des établissements.

Dans la fenêtre Paramètres / Mes sociétés, les indicateurs ci-dessous vous permettent de visualiser rapidement quels établissements et sociétés acceptent la dématérialisation :

	dématérialisation acceptée
	dématérialisation refusée
	en attente de validation

Lorsque l'échange électronique de documents commerciaux est refusé, il n'est plus possible : ·        d'envoyer ou de recevoir des invitations à l'ensemble des tiers qu'ils soient fournisseurs ou acheteurs. ·        de faire de l'échange électronique de documents commerciaux dématérialisés avec tous les tiers qu'ils soient fournisseurs ou acheteurs. Il est néanmoins possible d'archiver électroniquement des factures au format papier (double électronique).

Ces options doivent être activées à la fois dans votre logiciel de gestion Sage et sur le portail Sage eFacture.

Pour activer les options de sous-traitance d'impression sur le portail :

1. Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquez sur Mes sociétés.

2. Cliquez sur la société / établissement de votre choix.

3. Dans la section Informations générales, cliquez sur le bouton Modifier.

4. Dans la section Echanges électroniques, cochez les options Sous-traiter l'impression des factures... et Sous-traiter l'impression des commandes....